Bài rất hay của Hạnh Nguyễn- Regional sale director của Nextpay
LÀM SAO GIÚP DN VẬN HÀNH TỰ ĐỘNG?
=> Vậy DN vận hành tự động là gì? =>Là mỗi Nhân sự, bộ phận trong DN chủ động và tự kiểm soát công việc theo qui trình định sẳn và được đánh giá định kỳ hiệu quả theo tiêu chuẩn công việc được giao có sự ĐỒNG THUẬN của người thực thi.
=> Đừng nghĩ về công nghệ hay qui trình quá nhiều, vì rất nhiều DN đã chuyển đổi số với chi phí và nguồn lực lớn nhưng chỉ vài Doanh nghiệp THÀNH CÔNG, nhìn lại những thương hiêu có độ phủ thị trường rộng, có nguồn lực lớn và doanh thu hàng năm luôn tăng trưởng ở VN và cùng phân tích 2 yếu tố quan trọng “THỜI ĐIỂM ĐƯA RA QUYẾT ĐỊNH” và “SỰ QUYẾT LIỆT CỦA NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU”.
Có 4 vai trò mà một founder phải trải qua trong suốt hành trình phát triển doanh nghiệp, hành trình này có thể gói gọn vào 4 chữ D: Doing (thực thi), Deciding (quyết định), Delegating (trao quyền), Designing (thiết kế hệ thống).
1. Doing: (Thực Thi)
Giai đoạn này, chủ DN tự làm mọi việc, dĩ nhiên điều này là cần thiết trong giai đoạn khởi nghiệp, thế nhưng chính điểm xuất phát này dần hình thành thói quen, sau này lại là điểm tạo sự tắc ngẽn trong bộ máy làm cho DN nhỏ dễ phá sản hay khó phát triển lên tầm cao hơn do thiếu nguồn lực chủ chốt vì Founder mãi tự giải quyết mọi việc.
2. Deciding (Quyết định)
Khi quy mô phát triển hơn, chủ DN tiến hành giao việc để giảm bớt gánh nặng, một tình huống thường xảy ra: nhân sự khi được giao việc, họ cần giải quyết vướng mắc, cần được CEO ra quyết định khi gặp các biến cố, chủ DN vẫn phải cận kề nhân sự, quyết định mọi sự vụ. Công việc của chủ DN trở thành dòng chảy không ngớt vì những câu hỏi: Nhờ anh cho em ý kiến? Em phải làm gì tiếp theo?? Em nên làm thế nào??
Một lần nữa, chủ DN quá tải với công việc, dù có thuê thêm nhân viên, vẫn kiệt quệ với giai đoạn “Ra quyết định”.
3. Delegating: (Trao Quyền)
Chủ DN sẽ cứ cứ lòng vòng mãi giữa thực thi và ra quyết định nếu chưa học được cách “trao quyền hiệu quả”. Giai đoạn này không hề dễ, bởi không phải lúc nào công việc trao quyền cũng mang lại kết quả như kỳ vọng. Nếu muốn DN tự chạy trên đôi chân của nó, cần tin tưởng nhân viên, lấy sai lầm của họ là cơ hội để sửa chữa, đào tạo không ngừng.
4. Designing: (Thiết kế hệ thống quản trị)
Để thời gian của chủ DN sử dụng hiệu quả nhất, cần nhanh chóng bắt tay vào thiết kế bộ máy vận hành. Bộ máy này sẽ giúp chủ DN giải thoát bởi vòng quay công việc, chuyển sang quản lý doanh nghiệp thông qua những chỉ số, báo cáo. Lúc này các sếp sẽ nhìn thấy 1 bức tranh tổng quan, biết chỗ nào đang tắc, cần sửa, đo lường được cơ hội và rủi ro, làm việc chiến lược hơn.
Thiết kế 1 hệ thống chuẩn, xịn, sẽ giúp chủ DN giải quyết cả 3 vấn đề: Doing, Deciding, Delegating một cách tối ưu nhất.
Xây dựng một doanh nghiệp tự động là điều doanh nhân nào cũng muốn nhưng không hề dễ. Công việc này có thể vất vả, tốn kém nhưng hãy đi từ số 0, từng bước một:
– Trước khi có tư duy thiết kế hệ thống, cần thấy được tình trạng của công ty: đầy đủ sự hỗn loạn, điểm tắc nghẽn, bất ổn trong dòng chảy doanh nghiệp, từ đó kết nối các điểm rời rạc thành một bộ máy.
– Dựa vào tình hình doanh nghiệp, thiết lập quy chế quản trị thật chi tiết, minh bạch, đủ các bộ phận: marketing, tài chính, nhân sự, kinh doanh, hành chánh… Đây là “luật chơi”, buộc tất cả phải tuân thủ, ai vi phạm, xử lý mạnh tay, dứt khoát.
– Bên cạnh đó, thiết kế quy trình giao việc cụ thể, theo dõi, đánh giá được năng lực từng nhân sự, phòng ban, cân bằng nguồn lực, phân chia công việc hợp lí.
– Một điều vô cùng cần thiết là HỆ THỐNG HÓA các quy định, chính sách, đóng gói và truyền tải thông tin cho nhân sự toàn hệ thống 1 cách đồng đều và tự động. Tránh tình trạng tam sao thất bản, thông tin sai lệch đôi khi phát sinh do truyền thông qua kênh truyền miệng nhiều cấp bậc cơ cấu nhân sự.
Khi tất cả qui trình, thông tin dữ liệu, chính sách điều thông suốt thì mỗi nhân sự tự khắc bám theo trách nhiệm và quyền lợi bản thân chủ động làm việc. Còn viêc gắng bó lâu dài, đóng góp vượt bậc thì phụ thuộc vào giá trị họ nhận được theo thời gian.
Hãy luôn phân tích và quan sát học hỏi từ những case thành công của người đi trước, sẽ mở cho mình 1 hướng đi.
